Alle Professional Organizers van Nederland

Werkwijze voor een Clean Desk


Het werken aan een leeg of opgeruimd bureau heeft vele voordelen. Het geeft een gevoel van rust en voorkomt dat je afgeleid wordt door documenten of andere zaken die in je gezichtsveld liggen. Concentratie en overzicht zijn de sleutel tot productiviteit en je kunt er dan maar beter voor zorgen dat je dit perfect op orde hebt.


Wat moet je nu doen om een Clean desk te krijgen en ook zo te behouden?



1. Verdelen


Of je nu een ruimte zoals je kantoor of alleen je bureau gaat opruimen de start is het zelfde. Je begint met een verdeling te maken tussen de zaken die je weg wilt gooien, door wilt geven of wilt bewaren. Je kunt hiervoor per onderdeel tijdelijk een ruimte op de grond reserveren of enkele dozen of bakken plaatsen.


1.1. Wat ga je bewaren?

Je hebt de afgelopen tijd behoorlijk wat spullen verzameld waardoor je nu aan het opruimen bent gegaan. Alles wat je bewaart kan er uiteindelijk voor zorgen dat er een rommel ontstaat. Bekijk dan ook kritisch of je de dingen die je hebt liggen wilt of moet bewaren. Let op! Het kan zijn dat i.v.m. wetgevingen je documenten enkele jaren moet bewaren.


1.2. Wat geef je door?

Tijdens het opruimen kom je misschien ook zaken tegen die helemaal niet van jou zijn maar van je collega. Of je vindt iets wat beter door iemand anders afgewerkt kan worden. Deze spullen vallen in de categorie “door geven”. Met deze stapel kun je straks langs je collega’s gaan, zodat de spullen weer de juiste plek hebben.


1.3. Wat gooi je weg?

Weggooien is vaak voor veel mensen een probleem. Het gevoel dat je misschien ooit nog iets met bijvoorbeeld een document wilt gaan doen zorgt dat je er geen afscheid van durft te nemen. Dit gedrag is vaak de oorzaak van overvolle ruimtes en bureaus. De kunst is dan ook om de juiste keuzes te maken in wat je gaat bewaren of toch weg gaat doen.

Enkele tips die het weggooien kunnen vereenvoudigen.

Stel jezelf de volgende vragen:

2. Combineren


Na het verdelen van je spullen heb je drie stapels. De stapel die je wilt gaan bewaren is daarvan de belangrijkste omdat je daar een heldere structuur voor op moet gaan zetten. De ander twee lossen zichzelf op door weg te gooien of af te geven aan iemand anders.

Om een heldere en uiteindelijke efficiënte structuur te hebben is het belangrijk om te gaan kijken of er in deze zaken die je wilt bewaren overeenkomsten zitten.

Bijvoorbeeld:

3. Locatie bepalen


Op het moment dat je spullen uit de categorie “Bewaren” hebt onderverdeeld in de verschillende groepen wordt het tijd om te gaan kijken waar je deze zaken wilt gaan opbergen. Let bij het kiezen van de locatie op bijvoorbeeld de frequentie van hoe vaak je het gebruikt. Moet het op je kantoor staan of mag het misschien ook in een andere ruimte staan die daar veel geschikter voor is? Indien je vaak gebruik maakt van een nietmachine wil je deze natuurlijk dichtbij je hebben en zou een bureaulade een prima plek kunnen zijn.


4. Vaste plek aanleggen


Het geheim van een clean desk zit in het aanleggen van vaste plekken voor spullen. Wanneer niet op voorhand is bepaald waar spullen moeten komen liggen wordt er vaak snel een tijdelijke plek voor “gecreëerd”. Dit soort tijdelijke rustplekken zijn vaak oppervlakten zoals een bureau of tafelblad en veroorzaken uiteindelijk chaos en zijn daardoor meestal niet geschikt.

Voor documenten waarmee je nog iets mee moet doen zijn stapelbakjes of hangmappen een prima oplossing. Met stapelbakjes kun je de stapels die je wellicht had liggen voor het opruimen perfect verdelen in de categorieën zoals beschreven bij het onderdeel “combineren”. Het gaat erom dat je voor jou logische plekken gaat bepalen waarvan je zeker weet dat je ze ook terug gaat vinden.

Een handleiding van een apparaat kun je archiveren in een ordner genaamd “handleidingen” maar kunt deze natuurlijk ook gewoon bij het apparaat zelf neerleggen.

Het kan zijn dat je bij het bepalen van de locaties tot de conclusie komt dat je extra kast ruimte of andere opbergsystemen nodig hebt. Koop deze opbergsystemen niet voordat je gaat opruimen. De kans bestaat namelijk dat je tijdens je opruim werkzaamheden tot andere ideeën of problemen aanloopt.


5. Labelen


Vaste plekken zijn plekken die voorbestemd zijn voor bepaalde spullen. Je wilt natuurlijk niet hebben dat in de loop van de tijd deze plekken worden ingenomen door andere zaken. Het eenvoudig labelen van deze specifieke locaties kan dan ook een eenvoudige oplossing zijn. Zo weet niet alleen jij maar ook andere gebruikers waar men zaken kan terug vinden of na gebruik weer terug moeten leggen.

Voor het labelen kunnen je handig gebruik maken van een labelwriter.

Kun je wel wat hulp of advies gebruiken?

Kijk hier hier voor een Professional Organizer bij jou in de buurt.

Terug naar de Professional organizing pagina

Trefwoorden: clean desk policy, clean desk beleid.




Zoek hier een goede professional organizer